Der KammerTalk zur Pflicht zur E-Rechnung hat deutlich gezeigt, dass es dabei für Ingenieurbüros einiges zu beachten gibt.
Das Interesse an der Online-Veranstaltung der Ingenieurkammer Niedersachsen war groß: Rund 200 Teilnehmende hörten den Erklärungen unseres Referenten Sven Sommer vom Mittelstand-Digital Zentrum Leipzig-Halle und von der Handwerkskammer Halle (Saale) aufmerksam zu. Der Experte stellte ausführlich dar, dass ab dem 01.01.2025 alle Unternehmen in Business-to-Business-Geschäften elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können müssen.
"Es geht nur um B2B-Rechnungen", stellte Sommer klar heraus. Also die Rechnungen zwischen Unternehmen. Und dabei auch nur die Rechnungen innerhalb Deutschlands. Rechnungen für Endverbraucher oder von Körperschaften des öffentlichen Rechts oder ähnlichen Einrichtungen sind nicht betroffen.
Unter die elektronischen Rechnungen fällt in Zukunft keine Rechnung mehr, die als PDF per E-Mail an ein anderes Unternehmen geschickt wird. Vielmehr handele es sich bei elektronischen Rechnungen um Rechnungen in einem "strukturierten elektronischen Format", erklärte der Experte. Die Rechnungen liegen dann zum Beispiel als xml-Dateien vor.
Die Ingenieurbüros müssten sich also ein spezielles Programm anschaffen, um diese Rechnungen anzeigen und archivieren zu können. Es gebe sehr viele Software-Lösungen mit unterschiedlichen Funktionen, so Sven Sommer. "Hier muss sich jeder nach seinem Bedarf orientieren." Besonders wichtig ist dabei, dass die Unveränderlichkeit der Rechnungen gewährleistet werden muss. Und auch das gehe nur durch die Archivierung mit einem speziellen Programm.
Im Anschluss an den Vortrag stellten die Teilnehmenden viele Fragen, die zeigten, dass mit der Umstellung auf elektronische Rechnungen ein größerer Aufwand auf die Ingenieurbüros zukommt. Um ihre Mitglieder bei solchen Themen zu begleiten, bietet die Ingenieurkammer Niedersachsen Informationsangebote wie den KammerTalk an.